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Sophie Delforge, référente archivage électronique

Le 14/08/2021 ActuMETIERS

Recrutée en 2018 comme cheffe de projet en archivage électronique, Sophie Delforge voit avec enthousiame se profiler le lancement officiel de l'Outil.

Outil avec un O majuscule

Le système d'archivage électronique (SAE) sera déployé au premier trimestre 2022 et son petit nom est en cours de réflexion au sein de l'équipe. Aux Archives départementales d'Ille-et-Vilaine, il a été baptisé Archie. Bien trouvé, non ? Quel que soit son nom, le SAE permettra enfin à nos collectivités (Ville de Rennes, Rennes Métropole et CCAS) d'archiver les documents nativement électroniques !

Pour les Archives de Rennes, c'est à la fois un grand pas dans le monde du numérique "car depuis des siècles on conserve du papier" et une étape logique. La grande majorité de ce qui est produit aujourd'hui l'est en effet au format électronique et les archivistes d'aujourd'hui, s'ils manipulent encore beaucoup de documents papier (anciens comme récents), sont tout aussi à l'aise avec le maniement de la souris.

Sensibiliser les services

La dématérialisation est un mouvement de fond. De plus en plus de documents qui doivent être conservés sont concernés : "Ce sera prochainement le cas des autorisations d'urbanisme par exemple, explique Sophie. Disposer d'un outil adapté pour les documents numériques ne pourra que fluidifier et simplifier le travail", estime-t-elle. C'est en tous cas ainsi qu'elle entend aborder les choses, avec sérénité : "Avec les collègues de la collecte, nous nous formons actuellement à l'outil et tout se passe bien." Son rôle est d'accompagner l'équipe au changement pour préparer cette nouvelle étape, mais aussi de sensibiliser les services à la nécessité de ne conserver que ce qui est nécessaire, pour ne pas surcharger les serveurs. Si possible au bon format. Au final, le principe de l'archivage reste le même : "Comme pour le papier, les archives électroniques produites par les services sont des archives publiques. Et comme pour le papier, on conservera 20% et on éliminera 80% des documents."

Reste une étape technique importante à franchir s'agissant de dématérialisation de documents, celle de la sécurité informatique. Des réunions de travail sont prévues à l'automne avec la Direction des Systèmes d'information.

En savoir plus sur l'archivage électronique.


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