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L'archivage électronique

Les archives électroniques, c'est quoi ?

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L’archivage électronique désigne l'ensemble des actions, des outils et des méthodes mis en œuvre pour assurer la conservation à long terme de documents / données électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de  pouvoir les rechercher et les relire, que ce soit à titre de preuve ou à titre informatif. 

Les informations ainsi archivées ne peuvent pas être modifiées. L'archivage électronique garantit l'authenticité des informations archivées notamment via l’empreinte électronique, la signature électronique et la traçabilité des accès.

Toutes les démarches d'organisation mises en place pour l'archivage concernent également l'archivage électronique.

Pourquoi passe-t-on à l'archivage électronique ?

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C'est la suite logique de la dématérialisation des procédures administratives : les impôts, les factures ou encore les fiches de paie dans certaines structures.

À Rennes, nous avons l'exemple des vidéos ou encore des photographies des élus du mandat récemment terminé : la vidéo / photo est produite sous forme électronique, elle doit donc être archivée sous forme électronique. Il faut être en capacité de garder la forme d'origine et surtout ne pas en faire de tirage papier ou de copie sur DVD !

Ce n'est pas un choix de la collectivité, c'est une adaptation nécessaire. Un processus logique qui suit l'évolution des pratiques, comme on est passé du parchemin au papier ou de la plaque de verre à la pellicule et ensuite à la photo numérique.

Est-ce que l'idée, c'est de tout numériser ?

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L'archivage électronique concerne les documents nativement numériques (par exemple : les factures de téléphonie, les attestations de droits, etc.).

La numérisation, quant à elle, est le fait de créer une copie numérique d'un document original papier.

Nous sommes face à deux actions dont les objectifs sont différents. Il n'est donc pas nécessaire de numériser l'intégralité des fonds papier que l'on conserve, notamment pour des raisons de coûts.

Une sélection est faite parmi les documents, en fonction de divers critères comme la fréquence de leur consultation, leur fragilité, leur contrainte de manipulation (comme les registres d'état civil ou les affiches grands formats).

Les magasins de conservation vont donc bien perdurer. On va de fait y ajouter des "magasins virtuels" pour stocker les archivaes électroniques et s'adapter à l'évolution des supports.

De l'archivage papier à l'archivage électronique : ce qui reste, ce qui change?

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Comme pour le papier, il est nécessaire de contrôler le support de conservation. Mais dans l'univers électronique, l'obsolescence est beaucoup plus rapide. Il y a donc des différences notables :

  • Des besoins de migration plus fréquents ;
  • Un accès à distance facilité par l'électronique ;
  • L'évolution du métier d'archiviste : moins de manutention de boites d'archives (dans un futur plus ou moins proche), mais aussi un besoin d'acquérir de nouvelles compétences informatiques.

Mais fondamentalement, nos missions ne changent pas : c'est une continuité des archives depuis le Moyen Âge jusqu'à "la fin des temps".

Et nous à Rennes dans tout ça ?

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Aux Archives de Rennes, l'archivage électronique est un sujet d'actualité : les procédures et les pratiques évoluent.

Un projet de système d'archivage électronique (SAE), l'outil de conservation et de communication des archives électroniques, est en cours et aboutira fin 2021 - début 2022.

Le travail se fait avec un prestataire externe : Libriciel Scop pour la solution Asalae (très répandue dans le monde des archives) pour un montant de 83 000 euros (hors taxes !).

En savoir plus

Consultez la page "Archivage électronique : références générales" du portail national des Archives FranceArchives.

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