Le traitement des archives ne consiste pas seulement à décrire leur contenu, mais aussi à identifier leur état matériel.

Cette étape est fondamentale pour pouvoir améliorer leur conservation, car elle permet de lister quels sont les documents qui nécessitent une restauration, voire une numérisation. Or, les niveaux utilisés pour décrire cet état matériel ont varié dans le temps et selon les agents. Ils n'étaient par ailleurs par conformes à ceux préconisés par la réglementation (circulaire de 1997 sur le récolement).

Une harmonisation des pratiques devenait nécessaire, avec les enjeux suivants :

• Avoir une idée la plus exacte possible de l'état matériel des documents que les Archives de Rennes conservent, et ainsi, du volume de documents de chacun de ces états.
• Préparer la restauration : seuls les documents ayant l'état le plus critique, c'est-à-dire l'état C, sont envoyés en restauration.
• Préparer la numérisation : les documents en état C ne peuvent pas être envoyés en numérisation car la manipulation effectuée à cette occasion risquerait fortement d'accentuer leur dégradation. Les documents en état B peuvent partir s'ils ne sont pas empoussiérés.

En décembre 2023, un atelier a donc été organisé en interne pour travailler à la révision de l'échelle de l'état matériel. Cet atelier a consisté à un exposé des critères aux agents présents, puis à leur application en aveugle sur une sélection de documents.

Les critères retenus sont le degré d'altération du support et la perte ou non d'information. Ils sont établis à partir de l'observation de chaque document (type de dégradation, degré et localisation sur le document) et aboutissent à la définition de 3 niveaux d'état matériel, A, B ou C.

L'intitulé de ces trois états s'appuie désormais sur la circulaire AD 97-4 (circulaire valant instruction pour le récolement des fonds dans les services d'archives des collectivités territoriales parue en 1997) :

• État A = "état satisfaisant" :

Le support est en bon état, ou il a été restauré. Il ne présente aucune déchirure ou fragilité et il est propre. Certaines altérations légères qui n'entravent pas la lecture du document ne doivent pas empêcher d'attribuer un état A : une petite tache sur une partie ni écrite ni dessinée, un coin légèrement corné dont la trace de la pliure ne présente aucun danger pour le document, etc. Le document n'a besoin d'aucune intervention et il n'a pas besoin d'être surveillé.

• État B = "état moyen" :

Le document est propre, légèrement, moyennement ou très empoussiéré. De petites déchirures peuvent se trouver en marge ou bien si elles sont un peu profondes, elles se trouvent sur des parties ni écrites ni dessinées. Son support peut être fragilisé en bordure. Il peut y avoir des interventions à effectuer, mais elles sont mineures et non urgentes (ex des adhésifs à retirer). Tous les documents en état B sont à surveiller.

• État C = "mauvais état" :

Le document est infesté : normalement aucun document infesté ne se trouve en magasin, mais de la poussière a pu devenir moisissure en cas de montée de l'hygrométrie, sans qu'on s'en aperçoive. Des déchirures atteignent les parties écrites ou dessinées ; le document peut être en plusieurs morceaux. Le support peut être fragilisé sur tout ou partie de la surface : il a bruni, il s'est aminci ou il est devenu cassant ou pulvérulent. Le document doit être restauré.

À l'occasion de cet atelier, l'équipe du pôle Gestion des archives spécifiques - conservation (GASC) s'est rendu compte qu'attribuer un état matériel n'était pas toujours évident : l'échange et les compromis trouvés ont permis de tester et d'affiner les critères.

D'autres ateliers du même type auront lieu car ils permettent de s'exercer en équipe à appliquer les nouveaux critères afin de rendre les agents autonomes.

Cet atelier aura prochainement des suites concrètes avec la préparation de la numérisation et de la restauration 2024.